供应商认证全流程之（一） —— 潜在供应商认证

第一部分：名称定义

潜在供应商，指正在进行认证但尚未进入合格供应商名录的供应商

签约供应商：生产或研发过程中对其产品进行验证认可过程中的供应商

合格供应商：经过供应商资质审核、物料承认以及批量试用并通过相关评审，有能力正常供货的供应商

第二部分：各部门分工

采购部：

1.制定潜在供应商开发计划；

2.寻找、搜索潜在供应商；

3.搜集潜在供应商各项资料；

4.初选合格供应商；

5.负责组织供应商现场考察；

6.负责和供应商谈判；

7.负责制定合同内容及参与合同内容评审。

技术和品管等部门：

1.参与制定物料开发计划且负责物料认证方案的策划，及认证过程的数据收集，最终出具物料认证报告；

2.评审供应商产品质量保证能力，并向采购部传递相关信息；

3.参与供应商现场审核、出具报告，样品质量问题处理。

第三部分：操作步骤

第一步：提出供应商开发需求

1.技术/研发人员、生产部门人员、公司其他人员根据新产品开发、生产和办公的需要，尽可能详细的说明新物料的技术要求，并提供已知的潜在供应商信息，传递采购部门。

供应商开发条件是：

（1）现有供应商的价格、交付、产能、质量、服务状况不能满足需求，或某物料存在供货风险时，由采购部门申请开发新的供应商或开发合格供应商的新物料；

（2）在研发前期被项目负责人评审为重点项目的产品，为了降低产品量产期间采购物料过程中的风险和压力，由技术/研发部门提前开发独家供应物料、重点物料及可能存在供货风险的物料的备选供应商；

（3）研发新项目归档后，BOM中的独家供货物料，由采购部开发备选供应商；

（4）技术/研发开发新供应商且供货后，由技术/研发部门提交新供应商信息，采购部进行风险评估并提出开发备选供应商。

2.采购部依据需求对开发申请进行评审。

若评审结果为不同意开发，则将评审结果反馈给需求部门，终止开发；若评审结果为同意开发，则每份评审表为一个项目，采购部进行项目编号后拟制开发计划。

采购部依据以下标准评审新供应商开发的必要性：

（1）此物料是否第一次采购且在合格供应商名录中无匹配可选，必须开发新供应商？

（2）此物料现有供应商的供应状况是否无法满足要求，影响较大？

（3）是否在已有的合格供应商中无法选择替代？

（4）开发新供应商的时效性、成本是否小于原供应商整改的时效与成本？

3.项目跟踪。

采购部从项目启动时开始跟踪供应商（物料）开发进度信息，并且做好项目信息分类整理。

第二步：制定供应商开发计划

对于生产物料类供应商，依据供应商开发需求，采购部负责组织拟制开发计划并组织相关部门参与供应商认证工作。

第三步：搜集供应商信息

1. 通过互联网，如：搜索引擎、专业网站、专业贸易性网站来寻找潜在供应商；

2. 查看专业杂志、书刊来寻找潜在供应商；

3. 从市场上搜集和寻找潜在供应商；

4.参加专题展览会、展销会等大型活动寻找潜在供应商。

第四步：向潜在供应商询价

通过对供应商的寻找与比较，采购部与有潜在合作能力的供应商取得联系，进行供应商调查及索要资质文件。

第五步：审视供应商资料

技术/研发部门对所需采购定制物料提出技术规格或图纸，或对标准件的供应商提供的物料技术规格进行确认；

采购部依据对供应商的调查及资质证明，对供应商进行初步审查、评估对比，对初审合格并有合作意向的供应商进一步联系与沟通。

第六步：组织与供应商会谈

采购部安排供应商面谈沟通，加深对其能力的了解。对于双方有合作意向并需要进行样品认证的，由采购安排样品验证。

第七步：审视现场考察结果

采购部根据实际需求判断是否对潜在供应商进行现场考察；

在现场考察结果令人满意的情况下决定是否采取下面的步骤。

第八步：要求供应商提供样品

如果现场考察结果满意，采购部要求供应商提供样品测试。

供应商认证过程中样品测试的步骤：通过对样品的测试/检测，了解供应商的产品的质量/性能是否符合技术规格的要求。

由技术和品管部门负责样品和新物料认证工作。

第九步：审视样品测试结果

采购部审视样品测试报告，根据报告将供应商的状态确定为“通过”或“失败”。

第十步：建立供应商档案

采购部将供应商资质文件、样品测试结果、会谈记录等文档汇总归档。

注意，供应商分类中定义为：潜在供应商。

第十一步：商务谈判

如需要对产品进行小批量试制或研发小批量生产，针对技术、商务、交货、服务等事项，由采购部组织相关人员与潜在供应商进行商务谈判，启动核价流程。

第十二步：通知相关部门

由采购部通知相关部门启动试用件采购，技术和品管部门监控试装、试用认证物料的情况。

第十三步：审视试装、试用认证结果

采购部审视试装试用测试结果，并根据结果刷新供应商开发状态记录。

第四部分：涉及表单

1.供应商调查报告

2.供应商资质文件资料

3.供应商基本信息表

4.会议记录

供应商认证全流程之（二） —— 供应商选择

第一部分：目的

确保选择合适的供应商满足交付、质量、成本、技术、服务支持等要求，规避采购风险，满足生产运营需求

第二部分：适用性

比价采购，适用于少量且通用物料，一次性采购且采购金额较小的供应商认证评估方法

成本分析，适用于OEM、外协、生产设备、模具等供应商认证评估的方法

招标采购，适用于基建项目、设备、有丰富供应资源的买方市场情况下，对供应商进行认证评估的方法

竞争性评估，适用于大批量或经常采购的物料的情况下，对供应商综合实力进行量化评估的方法

询价，采购方向供货方发出采购报价请求

第三部分：采购部内部分工

采购寻源人员：

1.接受、组织新物料采购任务；

2.编制供应商选择策略，组织制定供应商选择标准，执行供应商选择过程；

3.组织与供应商进行商务谈判；

4.代表公司与供方签订合同；

5.维护供应商选择的相关信息。

采购跟单人员：执行供应商选择结果。

采购负责人：

1.审批招标之外的供应商选择结果；

2.审批供应商清单；

3.在权限范围内审批核价单。

第四部分：操作步骤

第一步：选择候选供应商

识别候选供应商。原则上尽可能将业务分给物料族的核心供应商，如果临时和合格供应商足够多，则无需找更多的供应商。

第二步：检查候选供应商数目

为保证有效性和公正性、避免唯一来源的不利情况，至少要有两个或两个以上候选供应商。在执行流程之前，采购部要检查候选供应商的数目是否满足采购业务规则和政策的要求。如果潜在供应商数目不够，则需提供一合理解释或识别出足够多的潜在供应商。

第三步：选择合适的供应商/物料选择策略

基于该物料族的采购策略选择供应商/物料选择技巧。

选择技巧应为下列几种之一：

1.招标：至少需要两个以上供应商的回复。价格是这种方式下供应商选择的基础，在预定的期限内进行开放式或背靠背招标。

说明1：开放性招标指所有参与招标的潜在供应商都可看见其他供应商的价格。而且在招标结束之前，供应商可数次出价。

说明2：背靠背招标指所有参与招标的潜在供应商都不能看见其他供应商的价格。通常他们只有一次响应的机会。

2.竞争性评估 ：这种选择方式的基础不仅止于价格，采购部要制定出选择标准和权重，各标准的权重之和为100%。

3.价格比较：将不同供应商的价格进行比较。

4.成本构成分析：估计生产该物料/产品的成本（包括人力和物料成本），并以此作为合理价格的基准。注意，非标件采购要求采用成本构成分析来甄选供应商。

5.除此之外，在一些特殊条件下，可以使用下列合格选择技巧：

5-1.客户指定供应商：客户有可能会指定项目中的某一部分由特定供应商提供，在此情况下，采购需确定合理的价格（通常是用市场情报来确定）；无需进行供应商认证，客户承担一切与供应商相关的风险；

5-2.唯一来源：指世界范围内只有一个供应商可提供所需货物/服务，采购必须验证这一情况是否属实；

5-3.产品许可证（专利产品）：优化价格并保持供应商价值交付的合理性；

5-4.合作协议：指供应商早期介入新产品的设计开发，采购必须保证供应商交付价值的合理性，核心供应商将获得介入产品开发的优先权 。

第四步：制订竞争性评估标准

如果决定选用竞争性评估作为选择技巧，采购部需制定出选择标准及相应权重。

权重总和为100%，一旦标准和权重都已确定，则在评估供应商过程中不允许修改，以确保公平公正性。

第五步：询价

一旦选择技巧确定后，采购部就要进入询价阶段。注意，询价的问题尽可能详细，确保收集到的信息全面。

在平等的基础上对供应商的回复进行比较。

第六步：选择供应商

或执行招标选择供应商，或执行竞争性评估选择供应商，或执行成本分析方法选择供应商，或执行比价采购选择供应商。

第七步：组织合同谈判

针对技术、商务、交货、服务等事项，由采购部组织相关人员与入围的供应商进行商务的谈判，并将谈判的意向草拟成合同草案。

第八步：签订合同

将经审批后的合同提请审批，再传递给供应商。

第九步：资料备档

采购部齐备前期认证资料后进行供应商资料归档，并录入ERP信息系统。

第十步：准备实施采购

采购部将供应商选择的结果及时通知相关部门和人员，准备实施采购。

第五部分：涉及表单

1.合格供应商清单

2.询价单

3.供应商基本信息表

4.一般采购合同

5.外协采购合同文本

6.供应商竞争性评估

7.成本分析

8.供应商现场考察

供应商认证全流程之（三） —— 核价

（一）标准品的采购价格审核

操作步骤

第一步：询价

对于非招标物料，采购部向目标供应商询价。在需要情况下，物料技术文件及归档图纸可作为询价附件发送给供应商。

注意：

1.同一款物料图纸，需收集两家以上供应商报价；

2.能够以成本分析结构报价的物料要求以成本分析结构报价。

第二步：评估报价

采购部评估价格的合理性。有必要的情况下，可邀请公司内部专家参与价格评估。一般情况下，报价评估过程中需要与技术/研发部门沟通，只有符合技术/研发的成本要求，物料选择才有意义。

注意：

1.采用成本分析法评估报价时，尽量分项评估，除了考虑物料本身价格以外，还需要考虑总拥有成本。

2.采用价格比较法，可参考公司上次交易价格和外部参考价，同时要考虑运输费用，税费等。

3.采用竞争性评估时，需要联合部门集体决策。

评估过程中如果有证据证明供应商有降价的空间，要重新与供应商协商价格。评估阶段，需要识别报价是否涨价。

第三步：提交价格审批

价格评估后，如果价格可以接受，收集整理核价资料（包括但不限于）：

报价单、谈判记录、成本分析表、招标报价单、备忘录。

第四步：价格复核

采购部负责人首先复核资料的齐备性，然后评估价格的合理性，包括：

（1）采购量变化带来的影响；

（2）关键物料购买来源；

（3）系统同类物料的价格差异；

（4）成本分析的合理性。

第五步：资料存档

采购部归档所有价格审核过程中的资料。

（二）非标准品的采购价格审核

操作步骤

第一步：制定物料价格标准

1.根据物料族分工，收集和分析原材料市场的即时价格和价格走势信息。

如：金属材料价格参照市场发布的价格指数，塑料材料价格参照市场发布的价格指数

2.编制《物料价格标准》，物料价格标准制定参考的数据为：本公司历史交易价格、现货市场价格、从同行了解的信息情报等。

第二步：维护更新物料标准价格

实时跟进各种物料价格变动情况，并根据上述定价模型，每月15日更新物料价格标准。

第三步：制定工序价格标准

组织生产部、技术/研发部门制订工序价格标准。

第四步：提交价格审批

价格评估后，如果价格可以接受，收集整理核价资料（包括但不限于）：

报价单、谈判记录、成本分析情况报告、招标报价单、与供应商业已签订的《框架合同》。

第五步：成本分析核算

复核资料的齐备性，然后根据材料价格标准、工序价格标准核算报价单各项数据的正确性，评估报价单与公司标准的差异，总体评价不同供应商报价的优劣，提供核价意见。

提醒注意：采购量变化带来的影响、系统同类物料的历史价格差异、近期材料价格波动情况。

复核通过后提交给相关领导审批。