德鲁克：工作忙不完，管理者该如何做好时间管理？

如上一篇文章（管理者无可避免的四大困境）所述，当我们成为管理者时，就会很无奈地发现，自己的时间已经不由自己掌控。管理者的职位越高，这种情况就越突出。很多人会在这种失控中变得焦虑，试图通过做更周密的计划来管理自己的时间，但往往发现这种方式收效甚微，因为计划永远赶不上变化快。 而真正有效的管理者从来不是从工作任务入手，而是从时间入手。他们首先做的就是分析问题，也就是先弄清楚自己的时间究竟都花在了什么地方上。然后，他们会管理好自己的时间，拒绝那些不会带来成效的时间要求。最后把自己的可支配时间集中成尽量大块的连续时段，集中处理重要事项。 01 记录时间 对管理者来说，任何流程的产出，其上限都是由最稀缺的资源决定的。在我们完成工作任务的流程中，最稀缺的资源就是时间。任何人的一天都只有24小时，稍纵即逝，不会因任何人、任何事而停留或增多。不仅如此，时间还具有不可替代性。我们做任何事所需要的资源，在一定范围内都可以相互替代，比如人力可以靠资本取代，劳力可以靠技术或外包替代，只有时间找不到替代品。 然而遗憾的是，很少有人真的了解自己的时间是怎么花掉的。比如，我就曾经遇到过来访者，她是一家大型机构的女高管。在做咨询之前，她一直认为自己60-70%的时间都用在了跟客户打交道上，可等到她真正记录一段时间之后，才赫然发现，自己绝大部分时间都用在了应酬、开会和给下属安排工作上。所以看似我们了解自己的时间安排，可事实却不尽然。因此，每一位管理者在合理管理自己的时间之前，都应该先了解自己时间的真实去向。 具体做法是，管理者需要每天持续记录自己的时间用处，要做到“实时”记录，而不是事后凭记忆补录。管理者要每周定期回顾，最少也要连续记录三四周，每年定期做两次。每次记完，都要重新思考和安排自己的日程表。（后台回复“诊断”，为你提供“时间诊断表”模板。） 02 管理时间 记录完时间之后，就需要系统地管理时间。管理者要把那些没有成效和浪费时间的活动找出来，尽最大努力把它们砍掉。那么哪些时间可以砍？德鲁克建议从以下三个维度入手： 1、找出并砍掉那些根本不需要做的事。这些事情并不会产生任何成果，纯属浪费时间。你可以对照时间记录表问问自己：“这件事如果完全不去做，会产生什么后果？”如果答案是“什么后果也没有”，那么结论显然就是停止做这件事。比如，有些活动或会议不参加，其实并不会产生任何不良影响，这种事宜就可以砍掉，把时间节省下来。一如德鲁克所说，任何一件事，只要对管理者所供职的组织、对管理者本人、对涉事的组织没有任何贡献，就无须再做。 2、找出并砍掉可以交给他人做的事。管理者可以问问自己：“我时间记录表上的哪些活动，是别人同样可以做好，甚至做得更好的？”传统观念里，人们对“授权”存在一种误解，那就是会认为授权就意味着某人应该分担一部分“我的工作”。这里面存在的悖论是，在其位而谋其职，管理者将自己分内要做的事情分派出去，有偷懒的嫌疑，“不仅荒唐，而且不道德”。这也解释了，为什么很多管理者难以做到授权的原因。 但是在德鲁克看来，授权真正的含义是，管理者需要将其他人可以做的任何事都分出去，从而能够真正去做自己的工作，如此就能极大地提升有效性。 3、消除那些浪费他人时间的项目。有时候，管理者的工作虽然有效，但他的工作方式浪费了其他人大量的时间。很多管理者其实对这些无成效和不必要的时间需求，其实心中有数，但他们还是害怕砍掉后，会误伤重要事项。然而真实的情况是，就算发生误伤，也能够很快得到纠正。如果砍太狠，其实管理者也能很快察觉。“认为砍太狠会带来风险，其实只是无稽之谈，”德鲁克称，“人们通常会高估，而不是低估自己的重要性，认为太多的事情只有自己才做得了。” 管理者该如何识别这类项目呢？德鲁克提供了一个简单的识别方法——直接问别人。有效的管理者会诚恳地询问：“我做的哪些事，对你的有效性没有贡献，所以是浪费你时间的？” 03 集中时间 在对自己的时间加以记录、分析和尝试管理后，管理者就知道自己有多少时间可用于完成自己的重要任务。然而，遗憾的是，无论多么坚决地精简那些浪费自己时间的活动，管理者可以自由支配的时间也不会太多。管理者无论如何自律，都要花掉至少一半的时间去处理不那么重要和价值存疑但又不得不做的事。 管理者的级别越高，不可控的时间就越多。组织的规模越大，他们用于维系组织正常运行所需要的时间就越多，用于让组织发挥作用和取得成果的时间就越少。 因此，有效的管理者必须把自己的可支配时间集中起来。这意味着管理者需要相对集中、完整的时间来处理重要事宜。而如果仅仅只是利用碎片化的时间（15分钟或半小时），哪怕这些时间累计能达到管理者一天时间的3/4，那也没有什么用处。 集中时间的方法很多，有的人是一周安排两天处理各种日常工作，然后把另外几天的上午留出来，连续不断地处理重要事项。有的人是每天上午在家工作一段时间（比如90分钟），不接电话，只专心于重要工作。有的人则是将每周某几天的上午固定时段（约2小时），当成独处的办公时间，并会将这样的时段广而告之，让同事、下属和上司知晓。 即便如此，管理者依然会发现自己集中起来的办公时间，可能会被突发事件打散。对此，有效的管理者通常的做法是：先估算自己有多少真正可支配的时间，然后留出长短合适的整块时间。后面一旦有其他事情开始蚕食这个保留时间，就会重新审视时间记录，削减一些成效较差的事务。 总之，管理者的时间是宝贵的，需要将这些宝贵的资源用于达成组织的成果和绩效目标、融合人际关系和工作关系，以及变革与创新等重要事项上。因此，管理者需要学会记录、管理和集中时间，让自己的工作更有效。 注：本文内容摘选及改编自德鲁克的《卓有成效的管理者》一书的第二章。