GRPI模型分为目标(Goal)、角色(Role)、工作流程(Process)、人际关系(Interpersonal)四个部分。
(1)目标(Goal)
目标是团队的核心使命,它通常产生于正式的绩效目的,需要遵守SMART原则:目标必须是具体的,每个团队成员都很清楚地知道它;目标必须是可衡量的,能够细化为具体的事实或数据;目标必须是通过努力能够实现的;目标必须务实,针对性强,相关性强;目标必须有明确的截止期限。高绩效团队的目标一定是清晰的,这样团队才可能对自己的工作有清楚的认识,认同明确的目标。目标清晰之后,绩效目标就可以被使用来跟踪团队阶段目标是否被实现。
(2)角色(Role)
角色可以被用来定义团队成员在工作中的职责,以及在工作中的重点任务,前者应该根据职位职责来描述,后者应该根据分解的目标来建立。具体可以思考以下两个问题:
第一,团队的工作目标可以划分到哪几个职位上,每个职位的工作范围、具体职责是什么,有哪些具体的输出,可以用哪些指标衡量该职位职责的履行情况?
第二,团队阶段性(如年度)的重点任务清单中,哪一个团队成员适合完成某特定的任务?
(3)工作流程(Process)
GRPI模型的工作流程部分体现了一个团队处理问题的机制,例如如何做出决策、如何解决矛盾、如何分享信息,这是建立在团队成员之间如何相互影响、相互作用以完成工作、达成目标的关键部分。高绩效的团队不一定总是相互认可,但是他们却可以积极地通过转化各自的不同点以寻求解决问题的办法。
(4)人际关系(Interpersonal)
人际关系是GRPI模型的最后一部分,同时也是最重要的一部分。团队就像是一个小社区,在这个社区里,人与人之间的关系和交流环境对团队成员的精神状态、情感状况和总体高效性都有着重大的影响。事实上,很多团队问题除了体现在团队组织结构和团队目标上,还发生在团队自己身上。
团队人际关系构成包括相互之间的关系及个人的行为处事方式。团队人际关系的目标包括以下各部分:
①在人际交往和交流中保持坦率和相互信任;
②在与其他团队成员共事时要注意相互适应;
③在与其他团队成员共事时要注意灵活对待;
④在与其他团队成员共事时要富有创造性;
⑤团队氛围可以推动团队的工作流程(包括与其他人交流、处理矛盾等方面),从而在整体上推动团队工作的展开。
以下是确保GRPI模型操作有效性的具体要点:
①目标清晰且团队成员均认可目标;
②角色定义清楚(角色定义清楚才能使工作有组织地开展以完成项目中的各项目标);
③团队资源最大化的合理分配;
④领导权共享;
⑤决策的制定依据事实数据和最佳合理的操作经验,而不是基于权威或者高层级的决定;
⑥矛盾(矛盾可以有建设性地推动工作的完成,矛盾往往是富有创造性的工作流程的开始);
⑦信任和坦诚(信任和坦诚是很有价值的,并且能够推动开放式的交流和良好的人际关系);
⑧工作流程及流程的影响对团队成员和组织中的其他成员来说总是具有优先权的;
⑨团队的构成具有灵活性、适应性和创造力。
通过GRPI问卷,团队管理者能够不断改善其团队的管理运作方式,使之成为一个高绩效的团队。