为员工提供预支工资：雇主应该知道什么
一辆坏了的汽车、房子周围的紧急管道维修、巨额医疗费用……有很多情况可能会让您的员工陷入下一个发薪日根本无法很快到来的境地。作为雇主，希望在困难时期为员工提供支持并确保他们不会因为不合时宜的账单而陷入财务困境是正常的。
在这种情况下，雇主可以做的就是提供预支工资。不幸的是，许多企业不知道如何正确管理和记录预支工资。这篇博文将告诉您有关预支工资所需了解的所有信息，包括预支工资的运作方式、优点和缺点以及如何避免潜在的陷阱。
什么是预支工资？
让我们先从基础知识开始。预支工资到底是什么？向员工提供预支工资意味着向他们提供短期贷款，以支付下一个正式发薪日之前的期间。预支工资有预定的还款条款，通常会定义一个时间表，根据该时间表从员工未来的薪水中扣除贷款。作为改善员工财务状况的一种手段，它们可以成为您为全球团队提供的员工福利方案的良好补充。
请记住，预支工资与发薪日贷款不同，发薪日贷款是向面临财务困难的员工提供的另一种短期贷款。不同之处在于，发薪日贷款的利率要高得多（通常在 15% 到 30% 之间），因此从长远来看可能会恶化员工的财务状况 - 特别是对于众所周知缺乏现金的员工。此外，发薪日贷款通常不是由雇主直接提供，而是由单独的贷方提供。
预支工资如何运作？
现在我们已经定义了什么是工资预支现金，是时候看看这个流程是如何运作的了。管理预支工资通常涉及几个不同的步骤，其中：
制定预支工资的指导方针和规则
批准员工的请求并以书面形式正式确定预付款
发放预支工资
获取收货确认
在簿记中记录预付款
管理还款
第一步是定义哪些员工可以申请预付款，以及在什么情况下。这通常以工资预支政策的形式完成，这简化了审批流程。员工应以书面形式请求预支工资，如果请求获得批准，您应确保在实际交付预支工资之前与员工签署书面协议，详细说明金额以及还款条件。
工资预支可以通过支票、直接存款或通常用于支付员工工资的任何其他替代支付方式向员工提供。请记住，预付款应作为非周期付款处理，即与标准工资单运行分开。付款后，请务必让您的员工签署收据确认书，以避免日后出现任何潜在争议。
付款发出且您的员工确认收据后，唯一要做的就是将预付款记录在您的工资簿中，并确保预付款在指定的时间内偿还。根据预付款的金额，这笔钱可能会从未来的一份或多份工资中扣除。
预支现金的利弊：您是否应该向员工提供预支工资？
从关心员工的雇主的角度来看，预支工资似乎是理所当然的事情。您的员工面临经济困难，作为一个好雇主，您可以通过向他们提供预支工资来帮助他们。然而，也有一些缺点需要考虑。是时候权衡利弊，看看提供预支工资是否真的是正确的选择。
让我们从优点开始吧。预支工资是实现薪酬策略多样化的好方法，并向您的团队表明您关心他们的财务安全和福祉。
提供预支工资作为员工福利可以大大提高员工的幸福感和士气，从而有助于降低离职率。更重要的是，知道自己的财务安全可以减轻员工的压力，这有助于支持他们的心理健康并提高他们的工作效率。
另一方面，员工可能会利用这一点并要求预支工资，但他们永远不会全额偿还。如果这种情况多次发生，可能会对企业的现金流产生负面影响。如果员工未能在约定的时间内支付预支工资，情况也是如此。
此外，管理预支工资意味着企业需要做更多的工作，而管理预支工资的规则和法规又在企业必须处理的合规风险清单中添加了另一个项目。不要忘记制定工资预支政策的额外努力。
预支工资的利弊一览
预支工资：潜在的陷阱以及如何避免它们
在讨论发薪日预支的利弊时，我们已经遇到了向员工提供预支工资的一些潜在陷阱，但让我们更仔细地看看这些问题。
首先，重要的是要知道有一些法律和法规对公司如何处理预支工资有直接或间接的影响。例如，从员工的工资中扣除预付款不得将他们的收入降低至最低工资以下。根据不同的国家/地区，雇主可以收取预支工资的利率也可能受到监管，例如美国的情况。因此，请务必保持合规。
其次，向员工预支工资意味着承担财务风险，因为你向员工支付他们尚未实际完成的工作的钱。如果在预付款之后，员工的绩效开始下滑（直至您不得不考虑解雇），您有可能永远无法完全收回预付款。
为了避免对企业现金流产生任何潜在的负面影响，您可以选择按需支付（也称为工资获取，这意味着员工可以提前获取他们已经赚取的部分工资）作为预支薪水的替代方案或设定员工需要满足的严格资格标准才能获得预支薪。后者通常是明确定义的工资预支政策的一部分。
预支工资最佳实践：制定预支工资政策
处理预支工资和防止任何问题的最佳方法是制定详细的预支工资政策，该政策概述了需要遵循的程序，并阐明了雇员和雇主需要遵守的具体条款。要涵盖的最重要的方面包括：
资格：定义哪些员工有资格获得预支工资。资格标准可能包括资历、试用期完成情况、工资水平和全职职位。
最大金额：决定您想要提供的最大预支工资金额。考虑还款时间表和可用资金。
程序：概述员工必须如何申请预支工资 - 确保必须提出书面申请 - 以及处理步骤是什么。
书面协议：每当您向一名员工提供预支现金时，您都应该签订一份书面协议。由于第一位员工要求预付款只是时间问题，因此您应该提前起草该协议并将其放在手边。
还款：确保包括明确的贷款还款条款，即还款计划、利率等。
频率：预支工资应仅用于财务紧急情况，而不应成为员工维持收支平衡的常规手段。因此，您应该限制请求预付款的频率，例如每年两次。
特殊情况：在某些情况下，您的企业可能无法承担向员工提供预付款的费用，例如经济形势不佳。详细说明这些情况，以便员工知道会发生什么。
如果您依赖工资外包，请确保您的预支工资政策与代表您处理预支工资的服务提供商保持一致。
