一、背景:
我是一家上市总公司内部办公自动化系统的负责产品,主要负责系统的日常需求整理、原型整理以及日常功能支持和跟进。在产品这条路上,有3年的时间,同时,这3年,也均是在现任岗位上。今天分享的问题,更偏重实际,没有更多理论,因为,我本人也还没有理解和整理到理论的高度,只是发现了在实际工作中如何更好的解决而已。
二、问题产生背景:
在日常支持,特别是季度末和年末时,就发现一个问题:各部门和领导,都要提供各种数据,分公司总经理要业绩、签约合同等信息,财务要今年的支出情况,商务要今年的开票情况,等等。这时候,就发现一个问题,每次都是要手动在数据库中关联多张表,并且使用的规则还很复杂,最悲催的是,提供的数据还无法保证一定是对的。这个事情就暴露出办公自动化系统的数据集成和运用问题。
三、应对:
1、实际情况的困难:
1.1办公自动化系统的数据无法集成的问题,是其最大的一个难题。首先这个系统的包含功能来自公司各部门:人力、财务、商务、市场、销售和其他业务部门。因为功能的需求方的不同,因此造成各功能在需求提出时,是不考虑其他部门的信息的,同时,功能是以需求提出者的角度来整理和实现的。这就意味着,功能在一开始由使用者提出时,实际本来就是独立存在的。这就造成了功能产生的数据是分布存在的。其次,以商务、财务、销售等部门提出的功能需求,因其包含合同、库存、资产等阶段性变化的功能,因此,产生的数据必然是阶段性,只有环比等对比, 才可体现。以上情况,造成办公系统的数据是分布和阶段存在的。
1.2但是,这些分布和阶段的数据,却均来自一个公司的内部各合作的部门,也就意味着,系统中的这些数据,在一定程度和方面上,是具有联系的。比如,销售提出要由商务、法务、财务等部门在签订前提前审批的合同文件,意味着在各部门确认并正式签订后,商务会进行归档,同时,后期销售、项目团队等按照合同条款等进行付款、采购、实施时,商务需要及时提供合同内容,并核对是否有必要进行付款、采购,以及在增加成本等操作时,需要有原合同。这就是说,由财务提出的付款流程、商务提出的合同归档功能、销售提出的合同预审功能,在实际工作中,数据是进行传递和贯穿的。
1.3综合以上两点,就是办公软件的最大难题之一:分散和阶段性变化的数据,如何在整个系统中进行传递和集成,并在季度末、年末和公司分析内部发展情况,进行展示和运用。
2、优化建议:
2.1我只是拿所在公司的实际优化方法来为大家解释制定原因和解决的根本问题,以及开展工作中,存在的利弊,并不一定适合大家,但是在目前来看,是最为合理的解决方法。
2.2首先,是优化当前系统中已存在的各功能的数据体现。既然功能是各部门提出的,那各部门内部的数据的流通先整理出来。这是采取的第一步。这一步在我来了公司后,实际已经进行的差不多了,已经是收尾阶段,只是在该部门有新的功能提供时,会要求提供新功能的数据与原功能数据的关联和流通问题。比如2017年人力部门新提出的招聘流程,是从各分公司部门团队领导提出的招聘需求开始,到各部领导审批和人力进行招聘,并约见,反馈结果,直到该员工入职。原来我们系统是有人员从入职开始的环节的,但是并没有入职前的信息。本次加入了招聘环节后,就将其入职流程做了关联。因为,在人力部门里,一个人从招聘面试开始,在期间产生的面试情况,背景调查等,均是有记录的,并与之后的在职期间,与合同等信息,均为一份整体的信息。因此,线上将完成的招聘信息,直接传递到原人力的入职里面,可让人力直接进行入职的相关操作。并在员工的保存信息中,与招聘进行关联,完成线上的员工信息与招聘信息的整体化。
2.3第二步,两两合并两个部门的功能数据传递。个体的问题解决后,就是解决两两部门的合作问题。因为各部门不可能是完全独立的工作,必定对外是有联系的。就像我司员工使用的笔记本等固定资产,就是在IT部门和商务部之间流转的。当公司已有的笔记本无法满足员工使用需求时,就会提出要申请新的笔记本,那这时 ,IT部门会先根据实际需求,核对当前库存中的空闲本是否可以在小更改后,满足员工的使用需求,或者与其他分公司进行调用。若无法满足,就需要IT确认需要重新买本,那这时与相关领导报备后,就要商务部根据IT与提出员工确认的型号去与供应商协定,进行采购。既然采购,商务就要向财务进行报备,财务要作账。在笔记本到货后,商务首先要确认是自己订单中的笔记本,然后IT部门会对笔记本进行技术上的检查,然后再做登记给领用人。以上就是固定资产在实际工作中的流转场景。在这其中,有以下数据是各部门关注的:IT关注的已有笔记本的库存情况、商务关注的需要什么型号、以及商务财务关注的作账的价格。在根据实际场景整理出,流转的数据后,就将对接的环节的数据进行串联。
2.4第三步,模块化整合数据。顾名思义,就是按照整个模块中存在的数据进行整理,而不是按照单个功能或者是相关的几个部门。因为一般到这个进程时,其实系统内部数据的流通已经做的满足当前各部门单独的需求了,无法满足的是管理层分析公司业绩或者出年报时的数据,模块化融合数据的使用对象,也是公司内部的高层管理人员。这些领导其实并不关心底下人过于细致的工作流程以及原因,他们关心的是自己所负责业务的预计结果、实际情况、整体业绩、滚存数据、现金流量等信息,所以要提供给他们的,是模块化的数据,并不是具体数据。之所以把模块化融合数据的原因说这么多,是因为模块化融合数据过程中,要求从高层的角度来看待这些数据,你得明白他们是用来做什么,为什么要这么整理数据。就比如我现在系统中的新签合同信息,单是关于这一个新签合同的维度我们就整理出了5个维度:部门新签统计、销售大区新签、分公司新签、预计新签未回归合同、季度新签。这5个维度是从管理层查看的关于新签订合同的多个数据中,整理出来的5个维度,这个的选择并没有一定的规则,就是我当前负责的系统在整理不同功能的报表时,采用的原则都不一样,但有一点是根本:为你的使用对象负责。这是选择采用的整理方式或者是最终展现形式的根本原则。
2.5第四步,定期与各部门核对数据。这个不难理解,既然有了数据,就要定期核对,毕竟其他数据的展现再完美,数据本身就是有问题的,那一切都没有意义。因为,关于基础数据,都会与相关负责部门进行定期核对。核对方法和时间看实际需要就行,当前我采取的是每个季度初来核对。
2.6第五步,整理提供过的数据,为数据展现作参考。这个措施是个补充。前面在第二步和第三步时,是已经整理过展现的数据的,但是时代在与时俱进,也不可能天天去与领导核对,您最近都要什么数据啊,所以,整理领导让提供的数据,发现其规律,然后整合提供。
2.7以上五步,是我根据我当前负责的系统整理出来的一些建议和方法。若有更好的建议,请指出。
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